A time management mátrixában

Az optimális time management (időgazdálkodás) kialakításának alapvető első lépése a feladataink meghatározása és besorolásuk a szerint, hogy sürgősségük függvényében mennyire prioritások ezek a teendők.

Covey által megalkotott, time management szempontjából igen hasznos Eisenhower-mátrix segítségével a feladatainkat négy csoportba sorolva könnyedén megtehetjük ezt a kategorizálást: sürgős és fontos, fontos de nem sürgős, sürgős de nem fontos és se nem sürgős se nem fontos.

Ha nem tudjuk eldönteni, hogy adott teendőnk hová tartozik, ezeket a kérdéseket érdemes megválaszolni, hogy még hatékonyabb legyen a time managementünk.

• Mik a következményei, ha a feladatot nem végezzük el? (Fontos?)

• Optimálisan mikor kell befejezni a faladatot? (Nem sürgős?)

• Mi a feladat befejezésének legvégső határideje? (Sürgős?)

• Más is el tudja végezni a feladatot, delegálható? (Nem fontos?)

Sürgős és fontos

A sürgős és fontos kategóriába sorolt dolgokat azonnal, vagy legalábbis aznap meg kell csinálni, mert nagyon rövid a határidő, vagy a következő feladataink ezekre épülnek.  A „tűzoltás” jellegű teendők is ide tartoznak, amelyek ha nincsenek készen, baj lesz. A jó time management titka, hogy lehetőleg minél kevesebb dolog kerüljön ide.

Fontos, de nem sürgős

A fontos, de nem sürgős feladatokat hosszabb határidővel lehet megoldani, de ezekre is hasznos odafigyelni, hogy ne torlódjanak fel és kerüljenek át az első csoportba. Jó tervezéssel ezt elkerülhetjük.

Nem fontos de sürgős 

Ha valami nem fontos, de sürgős, akkor vezetőként delegáljuk azt. Arra osszuk a munkát, aki képes hatékonyan megoldani. Ide leginkább a rutinjellegű, egyszerű feladatok tartoznak. A delegálás elengedhetetlen része az ideális time management-nek. Vezetőként, például business coachinggal igyekezzünk minél magasabb szintre fejleszteni ezt a készséget.

Se nem fontos, se nem sürgős

Ami se nem fontos és se nem sürgős, azokkal igyekezzünk nem tölteni időt, vagy minél kevesebbet. Ilyen például a Facebook vagy Instagram nézegetése, vagy a hétvégénkről szóló munkatársakkal való hosszas beszélgetés munkaidőben. Ezek teljesen felboríthatják a time managementünket. Ha volt olyan beosztottunk, akinek ellenőrizni kellett a munkáját, azonban új kolléga érkezésével ezt már nem kell megtennünk, akkor erre a teendőre nincsen már szükség. Érdemes a rutinfeladatok időről időre átnézni, hogy átsorolhatók-e ebbe a kategóriába.

Előfordulhat, hogy egyik csoportba sem tudjuk besorolni a teendőnket, például a „lényegtelen de muszáj megcsinálni” dolgokat. Ilyenkor vegyük figyelembe a határidőt, mikorra kell készen lennünk.

A sürgőség és fontosság mellett egyéb szempontokat is figyelembe vehetünk a time managementünk megtervezésekor: egyedül is el tudjuk-e végezni a feladatot vagy egyeztetnünk kell a kollégákkal, milyen hosszú a feladat, mennyire igényel agymunkát vagy mennyi az általa termelt nyereség.