Hatékony Időgazdálkodás lépésről-lépésre: rendszerezés a GTD módszerrel III. rész

Ki sem látsz a rengeteg teendődből? Munkahelyi feladatok, hivatalos ügyek intézése, gyerekek napirendje, családi események szervezése, vagy buli-buli hátán…nem is lehet felsorolni. Hogy minél kevesebb feszültséged okozzon, hogy hogyan oszd be az idődet, olvasd el az időgazdálkodás egyik legjobb módszeréről a GTD-ről (Getting Things Done) szóló sorozatunk első és második részét, majd ismerkedj meg azzal, hogyan rendszerezheted a dolgaidat. Cikkünkből megtudhatod, hogyan érheted el, hogy feladataid elvégzéséhez a dolgaidat csekély erőfeszítés árán és rövid idő alatt elő tudd venni.

Amikor David Allen a "Hatékonyságnövelés stresszmentesen" című könyvében a GTD módszer rendszerezési lépését tárgyalja, három-három alapvető elemre összpontosít, amelyek segítenek a cselekvést igénylő és nem igénylő dolgok hatékony kezelésében. Ezek a naptár, a következő lépések listája, a projektek listája, az ellenőrző lista, a "valamikor/talán" lista és a referencia anyagok mappája. Ha elolvasod előző cikkeinket itt és itt, gyorsan képet kaphatsz arról, hogy priorizálhatod a dolgaidat a cselekvést igénylő és cselekvést nem igénylő dolgok kategóriáiba és ebben a cikkben elolvashatod, hogyan rendszerezd ezeket és fejlesztheted az időgazdálkodásodat.

A cselekvést igénylő dolgok rendszerezése az időgazdálkodásban

- Naptár: A naptár a GTD módszer központi eleme. Ide kerülnek azok a feladatok, amelyeknek konkrét időpontja vagy határideje van. Fontos, hogy a naptáradat csak a legfontosabb eseményekkel töltsd meg, és ne használd feladatlista-ként.

- Következő Lépések Listája: Ez a lista tartalmazza az összes azonnali cselekvést igénylő teendőt. Egy-egy feladat itt konkrét lépésekre van lebontva, ami megkönnyíti a végrehajtást.

- Projektek Listája: Minden olyan feladat, ami több lépésből áll, ide kerül. A projektek listája segít nyomon követni a hosszú távú célokhoz kapcsolódó feladatokat, és biztosítja, hogy semmi ne maradjon figyelmen kívül.

A cselekvést nem igénylő dolgok rendszerezése

- Ellenőrző Lista: Ez tartalmazza azokat a teendőket, amelyeket rendszeresen kell felülvizsgálni, de nem igényelnek azonnali cselekvést.

- Valamikor/Talán Lista: Ide kerülnek azok a feladatok és ötletek, amelyeket jövőbeli lehetőségként tartasz számon, de jelenleg nincs szükség azok foglalkozni.

- Referencia Anyag Mappa: Ez a mappa az összes olyan dokumentumot és információt tartalmazza, amelyek a feladatokhoz kapcsolódnak, de magukban nem igényelnek cselekvést.

A munkaállomás szerepe a GTD időgazdálkodás módszerben

A munkaállomás a GTD módszer egyik fontos eleme. Ez lehet bármilyen hely, ahol összpontosítani tudsz a feladataidra, legyen az egy iroda, egy otthoni dolgozószoba vagy akár egy mobilis setup, ami akár lehet a hátizsákod, és bárhová magaddal viheted. A lényeg, hogy rendelkezz egy olyan térrel, ahol zavartalanul tudsz dolgozni, és ahol minden szükséges eszközöd és információd rendelkezésre áll. Példák a munkaállomásra: egy jól szervezett íróasztal, ahol minden dokumentum és eszköz könnyen elérhető, vagy egy digitális munkaterület, ahol minden fájl és alkalmazás egy kattintásnyira van.

A GTD módszer rendszerezési lépése elengedhetetlen a hatékony időgazdálkodásban. A fenti eszközök és rendszerek segítenek abban, hogy átláthatóvá és kezelhetővé tedd a feladataidat, legyen szó akár cselekvést igénylő, akár nem igénylő teendőkről. Ezzel nemcsak hatékonyabban tudsz majd dolgozni, hanem fejleszted a stresszkezelésedet és  jelentősen csökkenhet a stressz szinted is. Használd ki a GTD módszer adta lehetőségeket, és változtasd meg, hogyan gazdálkodsz az időddel! Hogy valóban működtetni tudd ezt a módszert, válaszd az időgazdálkodást egy business coaching folyamat témájának!