A time managment egyik leghatékonyabb módszere: GTD II. rész

Sokszor azt sem tudod, fiú vagy e vagy lány? - persze nem azért, mert identitásválságban vagy, vagy hiányos az önismereted, hanem mert annyi a teendőd, hogy ki sem látsz belőlük. Előző cikkünkben megismerkedhettél a GTD módszerrel, és kipróbálhattad az első lépést, amely hozzásegít ahhoz, hogy kontrollálni tud napi teendőidet. Sőt, hogy gondokodni is tudj a téged foglalkoztató dolgokról, ne csak gondolni tud rájuk. Most nézzük, mi a következő lépés, ami afelé visz, hogy meg is csináld a dolgaidat, azaz Getting Things Done!

Mit jelent a time management módszerének, a GTD, azaz Getting Things Done módszernek a második lépése?

A time management módszer első lépésében minden dolgot összegyűjjtöttél, ami eszedbe jut a nap során, ami feladat számodra, ami ötletként felmerül benned, vagy meg kell csinálnod, mert kötelezettség, vagy megkértek rá. Minden dolgodat beletetted egy “gyűjtőkosárba". A GTD második lépése, a legfontosabb lépés az un. tisztázás. Ez egy gondolkodási folyamat, ami során eldöntöd, hogy mit tegyél azzal a dologgal, ami a gyűjtőkosaradban (azaz a gondolataidban) van. Eleinte ez több időt fog igénybe venni, de ahogy megszokod ezt a gondolkodási módszert, egyre gyorsabban fog menni. Melyik napszak az, amikor el tudsz gondolkodni a dolgaidon: reggel, ébredés után, mert akkor vagy friss, vagy délután, estefelé, amikor a napi teendőiddel már végeztél, és egy kis nyugalomban vagy? Vagy netán ebéd közben egy zsúfolt, zajos hely a legjobb számodra, hogy elmerülj a saját gondolataidban? Bármelyik is, iktass be az életedbe legalább kétnaponta egy-egy ilyenn gondolkodási idősávot, mikor eldöntöd, hogy a korábban összeírt dolgaiddal mit fogsz csinálni.

Hogyan tisztázd a dolgaidat?

Először is tedd fel azt a kérdést magadnak, hogy cselekvést igényel e az a dolog, ami a listádon szerepel? Mármint foglalkoznod kell e vele, gondolkodnod kell e róla, találkoznod kell e valakivel, utána kell e nézned valaminek, stb… Erre egyszerű lesz a válasz: igen vagy nem.

Ha nem, akkor vagy nincs szükséged arra a dologra (pl. egy kiolvasott magazin, egy email, amit már megcsináltál), vagy szeretnéd későbbre eltenni (pl. egy recept, ami megtetszett, de most nem akarod elkészíteni). Az olyan dolgaidat, amik nem igényelnek további cselekvést, négy kategóriába rendezheted:

  1. Szemét - amire már biztosan nem lesz többet szükséged (pl. az a ruhadarabod, amely az elmúlt 2 évben egyszer sem volt rajtad - adományozd el valakinek)
  2. Ellenőrző lista - a rendszeresen ismétlődő feladataid lépései - pl. miket kell végiggondolnod, mielőtt a nagybevásárlást intézed el
  3. Valamikor majd…-ezek azok a dolgok, amik foglalkoztatnak, de most nemidőszerűek, de egyszer majd jól jönnek, ha összegyűjtve tárolod őket: pl. a könyvek listája, amiket feltétlenül el akarsz olvasni. Ha lesz egy ilyen listád, vagy egy helyre rakod a könyvespolcon, nyáron a nyaralási készülődésben nem kell időtt töltened a keresgélésükkel.
  4. Referenciaanyagok- amikre majd biztosan szükséged lesz a jövőben: garancialevelek, igazolványok, jelszavak.

Egyelőre csak kategorizáld be a dolgaidat, a következő lépésnél a következő cikkünkben majd arra is kitérünk, hogyan tárold őket.

Mit tegyél azokkal a dolgaiddal, amikkel igazából foglalkoznod is kell?

Ide azok a dolgaid tartoznak, amikkel kapcsolatban az volt a válaszod, hogy igen, cselekvést igényelnek. Pl. Mi lesz a programotok Szilveszterkor? Ezeknél a dolgoknál érdemes két kategóriába sorolnod a dolgaidat és el döntened, hogy

  1. Következő lépések listájába tartozik e? Azaz eeg tudod e határozni, mi a következő lépés?
  2. Projektnek tekinted e az adott dolgot? Ilyenkor gondold végig, hogy mikor van kész az adott dolog, ami foglalkoztat? pl. megszervezted a Szilveszteri bulit

Ha az első kategóriába tartozik a gyűjtőkosaradban szereplő dolog, akkor tedd meg azt a következő lépést! Föleg akkor, ha igaz rá a kétperces szabály: ha valami két perc alatt elvégezhető, tedd is meg! Pl: válaszolj egy sms-re, hívd fel a gyermeked barátnőjének anyukáját, hogy mikor és hova vidd a gyermekedet a hétvégi szülinapi bulira.

Ha a második kategóriába tartozik az adott dolog, határozd meg, hogy mikor vagy elégedett az eredménnyel, ehhez milyen lépések vezetnek, mi a következő lépés. Ha mindez megvan, már tisztán látod az utat a siker felé.

Hogyan tovább a mindennapokban?

Davis Ellen azt javasolja, hogy öt lépésen kersztül tekintsük át a dolgainkat, akár a magánéletünnkről, akár a munkahelyi feladatainkról van szó,és építsük be ezeket a napi rutinunkba. Most a 2. pontot, a Tisztázást tekintettük át.

  1. Rögzítsd, ami megragadja a figyelmedet - azaz tedd a “gyűjtőkosaradba”
  2. Tisztázd, hogy mit is jelentenek az egyed dolgok, és mit akasz elérni velük
  3. Rendszerezd azokat az eredményeket, amiket a (2)-es pontban kaptál
  4. Reflektálj ezekre, és hozz döntéseket!
  5. Cselekedj!

Az időgazdálkodás, a time management az egyik olyan téma, amivel  business coaching folyamatok során nagyon gyakran foglalkozunk. Ha úgy érzed, itt az ideje, hogy megismerj és hosszú távon alkalmazz is egy hatékony timemenedzsment módszert, olvasd el előző cikkünket  és következő cikkünket is, amelyből megtudhatod, hogyan tudod fenntartani azt az állapotot, amit a rögzítéssel és a tisztázással elértél. Alaposabb tudásért olvasd el Davis Ellen könyvét is és ha segítségre van szükséged, hogy be is építsd a mindennapjaidba, keress bennünket itt  és fejlődj, tedd stresszmentesebbé, hatékonyabbá működésedet!