Az időgazdálkodás egyik leghatékonyabb módszere: GTD
Sokszor azt sem tudod, fiú vagy e vagy lány? - persze nem azért, mert identitásválságban vagy, vagy hiányos az önismereted, hanem mert annyi a teendőd, hogy ki sem látsz belőlük. Legalábbis annyi mindent kell a fejedben tartanod a munkahelyi feladatoktól kezdve a gyerekek programján át a háztartás dolgaival bezárólag - ó, persze még sorolhatnánk! - , hogy nem csoda, ha elfelejtesz ezt-azt, és közben állandó stresszben vagy.
Ajánlunk egy jó időgazdálkodás módszert, ami segít hogyan rendszerezheted és kezelheted a dolgaidat hatékonyan.
Mit jelent az időgazdálkodás módszere, a GTD, azaz Getting Things Done?
Manapság a legtöbb ember úgy érzi, hogy túl sok feladata van, és kevés a nap 24 órája, hogy mindennel végezzen. Leginkább a munkahely-magánélet egyensúlyának megteremtése okoz gondot, ami elég nagy terület, de elég arra gondolni, hogy sokan naponta száznál több emailt kapnak, aminek csak a feldolgozása rengeteg időt igényel. Ugyanakkor az új technológiák és kommunikációs csatornák - messenger, whatsup, stb… - miatt mindig készenlétben vagyunk, aggódunk, hogy állandóan elérhetőek legyünk, és hogy le ne maradjunk valamiről. A home office csak elősegtette, hogy a munkahelyi és a magánéleti dolgaink egymásba csússzannak időben, térben és gondolatainkban is. Mindez oda vezet, hogy hiába készítünk prioritási listákat, egyre kevésbé vagyunk képesek kézben tartani a napi és heti teendőket, ami aztán feszültséggel és szorongással tölt el legtöbbünket, aká elveszthetjük motivációnkat.
Mi kell ahhoz, hogy úgy érezd, Te kontrollálod a helyzetet, amiben éppen vagy?
Ahhoz, hogy tudj az aktuális feladatra koncentrálni, haladj a feladatoddal és még élvezed is?Leginkább akkor érezheted ezt, ha egy un. “víztükörszerű állapotban” vagy. Amikor hasonlítasz arra a víztükörre, ami hullámokat vet, majd visszanyeri nyugalmát, miután beledobtak egy követ. De se nem túl nagyokat, se nem túl kicsi hullámokat, éppen akkorát, amekkorát a kő súlya megkíván. Ha képes leszel a dolgoknak annyi figyelmet szentelni, amennyit érdemelnek - se többet, se kevesebbet - hatékonyabban tudsz a mindennapokban működni. Nagyobb lesz a stresszkezelő képességed, az erőforrásaidat és képességeidet jobban ki tudod használni. Ahhoz hogy ezt elérd, ismerkedj meg David Ellen GTD módszerével, A hatékonyságnövelés stresszmentesen, az időgazdálkodás új módszertana című könyvéből, és érd el, hogy a dolgaidat meg tudd valósítani!
Mi eredményezi azt, hogy a figyelmedet azokra a dolgokra öszpontosítsd, amikkel éppen foglalkozol?
Először is az, ha nem készteted az agyadat arra, hogy állandóan “észben” tartsa a Téged foglalkoztató, azaz befejezetlen dolgokat: legyenek ezek nagyszabású feladatok, mint hogyan járulhatsz hozzá a klímaváltozás megállításához, vagy a legapróbbak: pl. vedd meg a hozzávalókat a gyerek kedvenc szendvicséhez.
Akkor mit csinálj ezekkel a befejezetlen dolgokkal? Három lépésben foglalkozz velük: először is, tedd bele egy képzeletbeli “gyűjtőkosárba” vagy “dogozba”, amelyhez bármikor visszatérhetsz, és rendszerezheted a tartalmát. Másodszor gondold végig, mik is pontosan a feladataid és milyen lépéseket kell tenned ahhoz, hogy közelebb juss a befejezésükhöz. Harmadszor, rendezd ezeket a lépéseket emlékeztetőkbe, és rendszeresen nézd át őket. Csak ennyi? Igen! De hogy hogyan is csináld mindezt, ahhoz azért érdemes alaposabban elmerülni a módszer leírásában.
Egy kis kedvcsinálónak javaslom csinálj meg egy pár perces, egyszerű gyakorlatot az időgazdálkodás módszertanából!
Gondolj egy problémára, vagy helyzetre, ami mostanában sokat foglalkoztat! Pl. Hol tanuljon tovább a gyermeked? Szeretnél többet keresni a munkahelyeden? Át kellene rendezni a nappalit… Ha megvan, fogalmazd meg egy gondolatban, mit szeretnél elérni? Pl. Dönteni akarok a gyermekem továbbtanulásáról vagy szeretnék fizetésemelést kapni, vagy jobban szeretném érezni magam a nappaliban. Ha ez is megvan, írd le,mi a következő lépés, ami közelebb vihet a megoldáshoz: pl. Megzézem, mikor vannak a nyíltnapok a szóba jövő iskolákban. Vagy felkészülök egy beszélgetésre a főnökömmel, ahol megindoklom a fizetésemelési igényemet. Vagy leülök a hétvégén a nappaliban, és végiggondolom, mi zavar ott igazán.
Most gondold végig ezt a Te helyzetedről: (1) mit szeretnél elérni?….(2) mi lesz a következő lépésed?
Mit érzel ezután a pár perc elmélkedés után?
A legtöbb embert elégedettség tölti el, mert valamiféle növekvő kontrollt, ellazulást és összpontosítást éreznek. És nagyobb lesz a késztetésük, hogy tegyenek is valamit azért, amiről eddig csak elmélkedtek.
Mi okozza, hogy jobban érezzük magunkat? Az, hogy a minket foglalkoztató dolgokra nem csak gondolunk, hanem gondolkodunk róluk. Apró a különbség, de ez azt eredményezi, hogy megnövekszik az elköteleződésünk, hogy meg is tegyük, amit kigondoltunk, és mozgósítsuk az erőforrásainkat is.
Az időgazdálkodás, a GTD öt lépése
Davis Ellen azt javasolja, hogy öt lépésen kersztül tekintsük át a dolgainkat, akár a magánéletünkről, akár a munkahelyi feladatainkról van szó, és építsük be ezeket a napi rutinunkba.
1. Rögzítsd, ami megragadja a figyelmedet - azaz tedd a “gyűjtőkosaradba”
2. Tisztázd, hogy mit is jelentenek az egyed dolgok, és mit akasz elérni velük
3. Rendszerezd azokat az eredményeket, amiket a (2)-es pontban kaptál
4. Reflektálj ezekre, és hozz döntéseket!
5. Cselekedj!
Az időgazdálkodás, a timemanagement az egyik olyan téma, amivel business coaching folyamatok során nagyon gyakran foglalkozunk. Ha úgy érzed, itt az ideje, hogy megismerj és hosszú távon alkalmazz is egy hatékony időgazdálkodási módszert, olvasd el következő cikkünket is, majd Davis Ellen könyvét és ha segítségre van szükséged, hogy be is építsd a mindennapjaidba, keress bennünket itt és fejlődj, tedd stresszmentesebbé, hatékonyabbá működésedet!